話題豊富な中高年であっても海外ビジネスでは書類の確認と交換は必須

外資系企業で必ず求められる中高年の厳格なビジネススタンス

こちらの「待遇や条件を明記した確認書を外資系企業の面接に持参しサインを貰う」で、外資系企業社内での連絡事項でも口頭ではなく文面で行うべきとお伝えしましたが、対外的にも常に書面に残すという習慣は海外ビジネスでは重要で必須と考えておくべきす。

 

中高年の年齢層以降の方に散見される、「浪花節」的な考えは通用しない事を覚えておきましょう。

 

 

日本人相手でも英文の議事録を作成

重要事項は全て書面で残す習慣を

重要事項は全て書面で残す習慣を

外資系企業の場合、外国人顧客相手の場合は英文議事録などを作成し、互いにサインをする事は習慣的に行われますが、日本人同士の場合、サインを省略してしまう事も少なくありません。

 

海外に進出している日本企業が、外資系企業の顧客である場合、打ち合わせ相手が日本人であるケースも多々あり、つまりは日本企業の日本人と、外資系企業の日本人同士で海外の地でビジネスを進めるケースがあります。

 

その際でも、重要な事項に関しては日本語の議事録は当然ですが、海外での日本人同士での打ち合わせでも同様に議事録にサインをもらう、必要であれば英文議事録も作成し相手にサインをして貰うべきです。

 

顧客の会社が外資系であったり外国企業である場合は必須です。

 

その理由は、その顧客である日本人、いつも打合せをする対面の日本人の会社上司が日本人であるとは限らないからです。

 

さらに、その時点では日本人であっても人事異動で、日本人から外国人に代わる可能性もあるからです。

 

厳格にビジネスを進めるスタンスが信頼度を上げる

担当者レベルで解決できるような仔細な事柄まで英文議事録を作成する必要はありませんが、その担当者の上司の認可や承認が必要な事項に関しては、相手が外国人であろうが日本人であろうが、サイン入りの英文議事録をエビデンスで残す事が、トラブル防止に最も有効です。

 

さらにその英文議事録は、貴方自身が勤務する外資系企業での社内報告としても有効に使えます。

 

慣れないうちは、日本語議事録に重要なセンテンスだけを英文にしても良いでしょう。手書きであっても全く問題ありません。

 

海外ビジネスをスタートしたばかりの頃はビジネスの直接の相手が外国人ですと、それなりに緊張感を持って接します。

 

しかしその反面、相手が日本人の場合、会話も日本語でOKですし精神的にリラックスして臨める、気が緩む、余談にも花が咲くという事もあります。

 

話題や経験が豊富な中高年が陥りやすいポイントです。話題が豊富で会話が弾むのは結構ですが、ビジネスに関しては厳格さと後のトラブル防止策が求められます。

 

日本人同士で会話に華が咲き、決められた打合せ時間の大半を雑談で使ってしまい、肝心の議事録が作成できない、サインを貰い、互いのサイン入りの議事録を交換する時間がなくなってしまうという事態にならないように注意をして下さい。

 

日本人顧客の立場を守るという面に於いても、ビジネスを厳しく進める事は互いに重要な事であり、その積み重ねで顧客側からも社内からも中高年にふさわしい信頼を得る事となります。

 

重要な事項は全て書類として残す、これを覚えておいて下さい。

 

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